È passato ormai quasi un anno da quando le nostre abitudini lavorative sono cambiate e lo smart working ha preso piede all’interno delle nostre vite. Quante volte, in questo periodo, ti è capitato di essere interrotto durante una videochiamata di lavoro dal cane che abbaia, dal caffè sul fuoco, dai bambini che entrano in stanza litigando o dal marito che canta la sua playlist preferita?
Le videochiamate sono diventate sempre più spesso l’unico modo per rimanere in contatto con colleghi, clienti e collaboratori ma anche per mantenere un clima aziendale di condivisione e collaborazione per chi lavora da casa. Tophost è l’hosting provider che ti mette a disposizione uno strumento di videochiamata gratuito e facilissimo da usare. Per avviare una videochiamata basta un click.
Abituarci alle nuove “regole” del lavoro da casa è stato un processo a cui pian piano ci siamo adattati, ma non sempre è stato così semplice capire come comportarsi e come gestire alcune situazioni.
Ad esempio, per la buona riuscita di una conferenza video ci sono dei piccoli accorgimenti da attuare che possono rivelarsi fondamentali: ebbene sì, ultimamente si inizia a parlare di video-etiquette, una vera e propria versione di galateo per le videochiamate. In questo articolo ti forniremo alcuni consigli su come prepararti al meglio per le tue videocall professionali.
Videochiamate perfette, come prepararsi?
Le videochiamate sono diventate il nostro metodo di comunicazione online più utilizzato, sia per motivi lavorativi che non. Non tutti però sono a conoscenza di alcuni semplici trucchi e strumenti che permettono di migliorare le videochiamate e risolvere dei fastidiosi problemi che potrebbero incorrere durante le nostre chiacchierate.
Vediamo insieme i nostri suggerimenti per rendere i tuoi meeting dei momento di successo.
1. Verifica la connessione
Per effettuare una videochiamata senza problemi, prima di collegarti, verifica che la connessione wi fi sia stabile, ma anche che tutti i dispositivi siano correttamente collegati e funzionanti. Per la connessione puoi utilizzare uno strumento semplicissimo, cioè lo speedtest, che misura in tempo reale la velocità della connessione.
Verifica di avere:
- Ping inferiore a 30ms
- Download maggiore di 8Mbps
- Upload maggiore di 1Mbps
Per gli hardware, come cuffie e microfono, solitamente i programmi di videochiamata danno la possibilità di testarne il funzionamento prima di entrare in riunione online. In ultimo, verifica che il dispositivo da cui effettuerai la call sia carico, altrimenti procurati un caricatore.
2. Nomina un organizzatore e un moderatore
Organizzatore e moderatore possono coincidere oppure no. La funzione del moderatore è molto importante soprattutto per le riunioni di lavoro online in quanto diventa ancora più difficile coordinare gli interventi e gestire in modo efficace tutti i partecipanti, evitando ad esempio che più persone parlino contemporaneamente.
3. Definisci gli argomenti all’ordine del giorno
Per permettere a tutti i partecipanti di arrivare alla discussione preparati definisci un ordine del giorno ed elenca tutti gli argomenti che prevedi di affrontare, possibilmente secondo un preciso ordine.
In questo modo permetterai agli altri interlocutori di preparare tutta la documentazione adeguata ma soprattutto eviterai che si tralasci un argomento importante magari per dimenticanza o mancanza di tempo.
Puoi inserire gli argomenti all’ordine del giorno nella mail in cui comunicherai anche data, ora e link per la videocall.
4. Prima di entrare in call avvisa chi hai intorno
Sia che tu sia a casa con la famiglia, ma anche in ufficio con altri colleghi, è sempre bene avvertire tutti che stai per effettuare una videochiamata e che hai bisogno di non essere disturbato. Ricordati sempre anche dei tuoi animali domestici, che potrebbero abbaiare o comparire davanti allo schermo. Nel caso in cui accada, però, non disperare, scusati con i colleghi, sorridi e sdrammatizza con una bella risata: in fondo siamo tutti nella stessa situazione!
5. Sfondo, luminosità, inquadratura: prepara la location perfetta
Hai già scelto il tuo angolino di lavoro in casa? Per avere la location perfetta ti segnaliamo alcuni piccoli accorgimenti.
- Cerca uno sfondo il più possibile professionale, ad esempio davanti ad una libreria oppure ad una parete con dei quadri. Preferisci uno sfondo neutro e ordinato, che non distragga i tuoi interlocutori. Se proprio non riesci ad organizzare uno spazio adatto ricorda che con alcuni strumenti di videochiamata hai la possibilità di sfocare lo sfondo o personalizzarlo inserendo un’immagine stock.
- Posiziona la luce correttamente: la fonte luminosa può provenire dall’alto, da davanti o dal lato, ma mai da dietro, per evitare l’effetto “aureola”. Fai delle prove per capire qual è la luce più adatta a risaltare i tuoi tratti e non infastidire gli altri interlocutori.
- Scegli la giusta inquadratura: è molto importante apparire al meglio durante la videocall. La cosa migliore sarebbe inquadrati a mezzo busto, centrato, con la telecamera alla giusta altezza rispetto al viso: non sotto gli occhi né troppo bassa, per evitare di dare l’effetto “doppio mento”. Un trucco, se non hai uno schermo abbastanza alto, è quello di posizionare un rialzo sotto il pc per farlo arrivare alla giusta altezza (puoi anche utilizzare dei libri o una scatola che hai in casa).
6. Durante le videochiamate mantieni alta l’attenzione
Innazitutto non arrivare in ritardo, ma anzi preparati con un certo anticipo ad entrare in videocall. Fai un saluto a tutti quando entri e poi metti il “muto”, cioè silenzia il tuo microfono quando non ti è richiesto di parlare per non disturbare gli altri con rumori di sottofondo, riattivalo soltanto quando ti è richiesto di fare un intervento.
Durante gli interventi parla scandendo bene le parole e cerca di esporti in modo chiaro, senza dilungarti troppo per non rubare tempo agli altri partecipanti. Se stai prendendo appunti, meglio farlo su carta e penna facendo sì che sia visibile agli altri la tua mano che scrive: questo eviterà di farti sembrare distratto con lo sguardo abbassato.
Se hai necessità di condividere lo schermo con gli altri cerca di stare attento a ciò che condividi per evitare inconvenienti e mostrare tuoi dati personali a tutti. Sarebbe sempre meglio condividere soltanto la finestra interessata e non l’intero schermo.
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